Un presupuesto es básicamente un plan de operaciones y recursos de una empresa o institución, que se formula de manera previa y constituyen supuestos administrativos, establecidos para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios. En el caso del presupuesto escolar, este periodo contempla todo un año escolar, que inicia en septiembre de un año concreto y finaliza en agosto del siguiente año.

Elaborar un presupuesto implica planear con suficiente anticipación, lo que se quiere y necesita hacer en el futuro, así como un plan de rubros, partidas y ocurrencias, expresado en dinero de curso legal.  En el caso del presupuesto escolar, este implica el cálculo anticipado de todos los costos y los gastos que implicará la ejecución del proyecto educativo del colegio, su oferta de servicios y el funcionamiento operativo institucional de todo el año escolar. En CEIVA, este presupuesto se elabora de manera detallada y transparente, cumpliendo con el marco legal vigente e implementando un procedimiento normativo que implica la participación protagónica de los representantes, mediante la figura de la Asamblea Escolar, quienes tienen acceso pormenorizado a los registros mucho más detallado de cada céntimo que compone dicho presupuesto, para verificarlo, discutirlo y aprobarlo colectivamente, por medio de una plataforma telemática acondicionada para tal fin (CEIVAvirtual). Estos detalles son organizados y estructurados en un documento ofimático (Libro Excel), conformado por diversas hojas de cálculo interrelacionadas, con cifras detalladas, fórmulas transparentes y cálculos evidentes, que generan la estructura de costos sobre la cual se sustenta de manera argumentada, el presupuesto Escolar CEIVA. Esto permite que sea fácil de auditar, comprobar su integridad, coherencia y sustento numérico, mediante el uso de una computadora o cualquier equipo con capacidad de lectura de este tipo de archivos de amplia difusión informática.

Al hacerlo de manera participativa y sometido a la aprobación colectiva, este presupuesto constituye un cálculo y negociación anticipada de los ingresos y egresos de la actividad económica del colegio. Se convierte en un plan de acción dirigido a cumplir un fin previsto (objetivos institucionales y educativos), expresado en valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.

Elaborar un presupuesto permite al colegio establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos.  En el ámbito comercial y empresarial, el presupuesto es también un documento o informe que detalla el coste (precio) que tendrá un servicio, en caso de prestarse bajo sus premisas (los supuestos previos plasmados en el documento).

Este presupuesto en CEIVA, se revisa y actualiza a lo largo del año escolar, en los momentos que sus variables determinantes así lo obligan y se le van incorporando detalles de su ejecución (referencias de facturas, recibos de pago y cualquier otro detalle, que se organizan y ponen a la disposición tanto digital como física, para la verificación), lo cual permite que sea no solo un documento de planificación previa, sino también de supervisión constante de su ejecución.

A continuación, el resumen del presupuesto escolar anual CEIVA, vigente a la fecha: