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Escrito por AdministratorDPP

Categoría: Servicios administrativos

Publicado: 25 Abril 2018

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En CEIVA aplicamos un procedimiento normativo derivado del marco legal vigente (Resolución DM/N° 114), para fijar de manera colectiva (con participación de todos los representes que se agrupan en Asamblea Escolar), los precios de nuestros servicios (matrícula de inscripción y mensualidades), derivados de una sustentada estructura de costos y un organizado presupuesto escolar anual, que son presentados oportunamente para su discusión y aprobación. Todo esto se realiza durante un periodo de tiempo que va desde la inscripción en julio hasta momentos previos al inicio del año escolar en septiembre.

Según esta normativa procedimental, es necesario y obligatorio que nuestra institución coordine todo un proceso de diversos pasos, en los cuales los actuales usuarios de nuestros servicios así como los nuevos ingresos, deben participar de manera oportuna y protagónica, para lo cual, como institución, hemos implementado una plataforma telemática (CEIVAvirtual), con diversos servicios (correo electrónico, plataforma web de foros y votaciones electrónicas), destinados a facilitar dicha participación, por demás obligatoria, para poder llevar a feliz término este proceso, del cual depende contar con un ambiente transparente de cuentas claras. Esta normativa de la cual deriva nuestro procedimiento, es asumida por CEIVA de manera particular y voluntaria en sus pocos aspectos positivos, pues tiene muchas inconsistencias. Para mayores detalles de estos temas previos relacionados, revisar:

• Antecedentes del proceso normativo.
• Análisis, comentarios y críticas de la Resolución DM/N° 114.

Para mayor información sobre el procedimiento, seguir leyendo.

Procedimiento fijación de costos CEIVA: Lo invitamos a familiarizarse con dicho procedimiento, del cual podrá participar colectivamente si forma parte de nuestra comunidad de representantes agrupados en la figura de Asamblea Escolar, señalada en la Requisitoria DM/N° 114 (Art. 2). A continuación, explicamos resumidamente cómo estaremos implementando dicho proceso en nuestra institución, en cinco (5) simples pasos, cada uno con plazos concretos de fiel cumplimiento:

1. Conformación de la Asamblea Escolar (Ultimas 2 semanas del mes de Julio)
2. Propuesta CEIVA Estructura de Costos año escolar 2016-2017 (Primera semana del mes de Agosto).
3. Conformación Comité especial de evaluación (Segunda semana del mes de Agosto).
4. Estudio económico (Tercera y cuarta semana del mes de Agosto).
5. Asamblea Escolar Extraordinaria (Primera semana del mes de Septiembre).

Como se puede apreciar, es un procedimiento que dura unas 7 semanas (casi 2 meses), tiempo suficiente para realizar el procedimiento de manera óptima y detallada, con plazos y tiempos suficientes para que cada quien pueda participar oportunamente en cada paso, de manera asincrónica y a distancia (no será necesario coincidir todos el mismo día, a la misma hora, en el mismo lugar).

A continuación, el detalle de cada uno de estos pasos:

1)            Conformación de la Asamblea Escolar: Para este proceso contaremos con un periodo-plazo determinado de quince (15) días continuos, que equivale a dos (2) semanas, las últimas del mes de julio. Dicha Asamblea Escolar constituye la reunión de las madres, los padres, representantes o responsables de los estudiantes de cada institución educativa de gestión privada, inscrita o registrada, del Subsistema de Educación Básica (en el cual se encuentra incluida la Educación Inicial). En nuestro caso, dicha Asamblea estará conformada por aquellos representantes que hayan gestionado la reserva del cupo y consignado la Planilla de inscripción CEIVA, con todos sus recaudos por lo menos en digital, antes de finalizar el mes de Julio. Esta figura colectiva será la encargada de protagonizar este proceso reglamentario para contribuir de manera participativa, a determinar el monto (valor en bolívares) de la matrícula de inscripción y las mensualidades del próximo año escolar. Los integrantes de esta Asamblea Escolar CEIVA contarán con un usuario y una contraseña (uno por cada núcleo familiar, el representante principal. Pueden ser hasta un máximo de 2, madre y padre, en aquellos casos de familias no nucleadas), que podrá ser creados por los propios representantes, los cuales servirán para ingresar a CEIVAvirtual, espacio telemático en el cual se podrán realizar de manera virtual dichas Asambleas, desde cualquier lugar con acceso a Internet, en cualquier horario dentro del plazo reglamentario, lo cual permitirá favorecer y facilitar la participación de todos sin limitaciones de horarios y sin tener que asistir obligatoriamente todos presencialmente un mismo día en determinado horario, a las instalaciones CEIVA, lo cual implicaría suspender actividades con los niños para destinar nuestros espacios físicos limitados, diseñados exclusivamente para atender población infantil. No será necesario tener que dejar de lado sus ocupaciones regulares para tener que asistir determinada fecha al colegio, pues podrán hacerlo desde cualquier equipo con acceso a Internet, en el lugar y horario que les sea más cómodo y oportuno. Todo esto sustentado en el cumplimiento del Decreto N° 825 de fecha 10/05/2000, que declara el acceso y el uso de Internet como política prioritaria para el desarrollo cultural, económico, social y político de la República Bolivariana de Venezuela; así como del Decreto N° 1.204 con fuerza de Ley sobre Mensajes de Datos y Firma Electrónica, publicada en Gaceta Oficial N° 37.148 de fecha 28/02/2001, la cual “… tiene por objeto otorgar y reconocer eficacia y valor jurídico a la Firma Electrónica, al Mensaje de Datos y a toda información inteligible en formato electrónico, independientemente de su soporte material, atribuible a personas naturales o jurídicas, públicas o privadas.” (Artículo 1). Con este paso cumplimos con la normativa vigente (Resolución DM/N° 114), específicamente sus Artículos 4° y 20°, entre otros.

2)            Propuesta CEIVA de Presupuesto y Estructura de Costos y gastos Año Escolar próximo: Para este proceso contaremos con un periodo-plazo determinado de aproximadamente una (1) semana (la primera del mes de Agosto). Dicha propuesta será elaborada de manera extremadamente documentada, sustentada, explicada y detallada al céntimo por cada rubro y partida que conforma el presupuesto anual global del próximo periodo, en formato de libro de hojas de cálculo Microsoft Excel, publicada para su exhaustiva revisión y discusión, en los espacios para tal efecto creados en CEIVAvirtual, que será oportunamente informado vía correo electrónico a todos los que conforman la Asamblea Escolar, para su conocimiento, revisión y análisis. Con este paso cumplimos con la normativa vigente (Resolución DM/N° 114), específicamente sus Artículos 4°, literal a; 6°, 13°, 14° y 18°, principalmente.

3)            Conformación Comité especial de evaluación: Para este proceso contaremos con un periodo-plazo determinado de dos (2) semanas (la 1ra y 2da del mes de Agosto). Durante la 1ra. (simultáneamente a la presentación de la Propuesta CEIVA), se deben postular las personas que deseen conformar un Comité especial de evaluación, que debe quedar conformado por cinco (5) representantes o responsables, que deberán realizar el análisis de la información suministrada por la directiva del plantel, realizar las consultas y solicitudes de información a que hubiere lugar y emitir una opinión final mediante la presentación de un informe, del estudio económico sobre la propuesta de presupuesto para el año escolar próximo. Este comité debe ser elegido mediante votación general de la Asamblea Escolar. Este proceso de elección se realizará en la segunda semana de este periodo. Para todo este proceso facilitaremos canales electrónicos para que cada quien pueda realizar sus postulaciones y la votación aprobatoria del comité postulado, desde cualquier equipo con acceso a Internet, sin necesidad de asistir al plantel. Esto les dará mayor flexibilidad y comodidad por no estar sujeto el proceso a un lugar y horario determinado de carácter limitado en el cual no todos pueden asistir. La participación y los resultados serán públicos para su respectiva verificación. Con este paso cumplimos con la normativa vigente (Resolución DM/N° 114), específicamente su Artículo 4°, literal b. Estas personas que conformen el Comité especial de Evaluación, preferiblemente deberán contar con cierta experticia o dominio de temas contables, administrativos, recursos humanos o similares, para que puedan realizar su participación de manera profesional y sustentada, también lo pueden hacer representantes que no necesariamente cuenten con ese perfil, para lo cual pueden apoyarse en terceros, profesionales de dichas áreas.

4)            Estudio económico: Para este proceso contaremos con un periodo-plazo determinado de dos (2) semanas (últimas 2 del mes Agosto). Dicho Estudio Económico será elaborado por cada uno de los integrantes del Comité especial de Evaluación electo, quienes presentarán su informe a partir del análisis de la información suministrada por la directiva del plantel, realizarán las consultas y solicitudes de información a que hubiere lugar y emitirán una opinión final mediante un informe, para lo cual contarán con una plantilla base referencial pero podrá ser de estilo libre, sobre el estudio económico y la propuesta de presupuesto para el nuevo año escolar presentados por CEIVA. Este proceso se deberá realizar durante el periodo establecido. Con este paso cumplimos con la normativa vigente (Resolución DM/N° 114), específicamente su Artículo 4°, literal b.

5)            Asamblea Escolar Extraordinaria: Para este proceso contaremos con un periodo-plazo determinado de una (1) semana (la 1ra. del mes de Septiembre). Dicha Asamblea será convocada para ser realizada durante este periodo, para fijar el monto de la matrícula y mensualidades, plazo en el cual, deberá someterse a aprobación de votos de la mayoría en esta Asamblea, los siguientes elementos:

1. El Proyecto de Presupuesto Escolar.
2. Los proyectos de inversión para el nuevo año escolar.
3. La propuesta de precios del servicio CEIVA, en cuanto a monto de matrícula y mensualidades, calculada con base en los parámetros establecidos en la Estructura de Costos.

Al llegar a un acuerdo con mayoría en esta Asamblea (por lo menos 50% más 1), mediante votación electrónica transparente, se imprimirán las Actas correspondientes en físico, las cuales deberán ser firmadas por los representantes principales como constancia de participación y que refrendan el proceso realizado y sus resultados, lo cual si tendrán que hacer presencial y personalmente en nuestro plantel, al momento de iniciar las clases en Septiembre.

Los costos y precios aprobados, serán publicados en nuestra página web. Con este paso cumplimos con la normativa vigente (Resolución DM/N° 114), específicamente sus Artículos 4°, literal c y d; 7°, 8°, 9°, 10°, 11°, 12°.

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Notas complementarias:

1. Participación: Tener en cuenta que de no cumplirse con los niveles de participación requeridos por parte de ustedes y que no se cumplan las expectativas administrativas presupuestarias especialmente diseñadas para garantizar un buen servicio, se entraría en una situación extraordinaria, en la cual nuestra institución se podría reservar la libertad de iniciar o no el año escolar. Por tanto, para garantizar que sus cupos asegurados sean finalmente correspondidos con la formalización del proceso de inscripción e inicio oficial del año escolar, es necesario que tanto ustedes como nosotros, cumplamos obligatoriamente este procedimiento, que automáticamente, modifica y extiende el anterior proceso de inscripción regular. Haremos todo lo humana e institucionalmente posible, para orientarlos y facilitarle su participación en este proceso, que reiteramos, es de estricto cumplimiento para todos los colegios privados del territorio nacional y en el cual, lo más importante, es que ustedes simplemente participen, ya que no sólo es su derecho, ahora es también su deber.
2. Tiempo: Como podrán observar, es un plazo aunque relativamente ajustado por cada paso (tomando en cuenta que son procesos colectivos asincrónicos), es amplio en el tiempo en su totalidad (casi de 2 meses), totalmente cómodo, flexible y factible de cumplir, si participamos oportunamente en cada momento y nos apegamos fielmente al cronograma (el cual será informado oportunamente con fechas exactas de inicio y fin de cada proceso).
3. Modalidad: Casi todo el proceso lo podremos realizar de manera electrónica, a distancia y de manera asincrónica, sin requerir acto de presencia en el colegio, excluyendo la firma de las actas que si tiene que ser en físico. Lamentamos que este proceso deba realizarse durante el periodo vacacional, durante el cual los padres suelen desconectarse de las actividades escolares, pero es el periodo establecido por la Resolución DM/N° 114 (Artículo 8°), y hay que cumplirlo. Tengan presente que durante casi todo este periodo reseñado, nosotros estaremos trabajando regularmente con los niños (el llamado Plan Vacacional, cuatro semanas desde última de Julio. Revisar Año Escolar CEIVA) y administrativamente incluso durante el periodo vacacional laboral de nuestro personal, además que casi todo el proceso se hace vía Internet, por lo cual tendrán mayor facilidad de participación ajustado a su propio horario y disponibilidad de tiempo y lugar.
4. Retiro: Las personas que decidan declinar de concretar la inscripción, ya sea por no estar de acuerdo con lo decidido por la mayoría (50%+1 de los miembros) o por cualquier otra razón, podrán informar oportunamente tal decisión y aplicarán los reintegros y/o descuentos correspondientes según el caso, así como devolución de cualquier documento físico adjuntado como recaudo a la planilla de inscripción.
5. Inicio: Luego de este proceso, podremos concretar el proceso de formalización de inscripciones, antes del inicio oficialmente de clases según, Reglamento General de la Ley Orgánica de Educación (Artículo 57°. CEIVA puede iniciar antes según su planificación Año Escolar CEIVA 2016-2017), periodo durante el cual, deberán realizar los pagos complementarios de la matrícula de inscripción y la primera mensualidad, que ustedes mismos han aprobado.

Esperamos que hayamos dejado suficientemente claro este proceso, cualquier interrogante no duden en contactarnos por cualquier vía y gustosamente los atenderemos con mayor detalle. De la participación oportuna y efectiva de cada uno de ustedes en todo este proceso, dependerá que se pueda dar el inicio de clases para el año escolar correspondiente, con unos costos acordados colectivamente, que permita afrontar los requerimientos de prestación de servicios de calidad, según presupuesto escolar anual acordado.