En el ámbito institucional de los colegios en general, los boletines escolares (que igualmente los generamos), constituyen una especio de informes descriptivos, un documento con formato específico en el cual se anotan las observaciones evaluativas y cualquier registro cuantitativo y/o cualitativo, de las actividades escolares realizadas por el estudiante y sus logros.
En CEIVA y en el ámbito administrativo, mediante nuestro sistema informático, llevamos registros históricos detallados de todos los pagos efectuados y reportados por el representante (pagos familiares y/o patronales), asociados a los compromisos de pago con el colegio (servicios prestados y relacionados), lo cual conforma el Boletín administrativo. Conforma en esencia un estado de cuenta (similar al bancario, donde sus pagos son depósitos y los cobros del colegio, retiros), que registra detalladamente la correlación de deberes y haberes, con detalles cronológicos (todo el año escolar), de los pagos efectuados (fecha, tipo, serial, monto, concepto) y los deberes con el colegio (inscripción, mensualidades, sobretiempo y otros conceptos relacionados), igualmente detallados. Incorpora además detalles de las facturas y un resumen del sobretiempo.
El Boletín administrativo es un servicio contable que ofrece CEIVA, incluida en su oferta de servicio regular (no tiene ningún costo adicional), enfocado en los pagos efectuados (o por efectuar) al colegio, por parte de los representantes y patronos, registrándolos al momento que son reportados, cualquiera sea su modalidad, organizándolos anualmente en un mismo documento integral, que se puede solicitar y/o enviar en cualquier momento del año escolar. Constituye un registro histórico detallado, que es enviado vía correo electrónico con cierta regularidad para que puedan verificar los registros que generan un saldo determinado (solvente, sobrante o faltante). Es en esencia, un libro contable (electrónico) de tipo auxiliar de saldo constante, de las cuentas por cobrar, en el cual se llevan los registros de los compromisos de pago con el colegio (los Deberes) y los pagos efectuados por el representante (los Haberes). El saldo es en esencia una cuenta acreedora, que aumenta con los haberes y disminuye con los deberes. Constituye un estado de cuenta donde se reflejan todos los registros detallados de los cobros escolares, los pagos, facturas y otros detalles de interés.
Este Boletín está a la disposición de los representantes para cuando quieran verificar su situación contable con el colegio y verificar sus pagos y saldos administrativos. Regularmente se envía por cuenta del colegio, de manera informativa, pero el representante lo puede solicitar en cualquier momento al correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. Se está trabajando en un sistema que permita tenerlo siempre a la disposición del representante, en línea, sin necesidad de solicitarlo, mediante la plataforma CEIVAvirtual.
Para revisar algunas orientaciones generales sobre cómo analizar e interpretar dicho boletín, hacer clic sobre la siguiente imagen:
